Effizientere Rechnungsverarbeitung

Per 01. September 2019 wurde bei Ricola S/4HANA eingeführt. Es löste ein mehr als zwanzig Jahre altes SAP-System ab. Aufgrund von vielen Altlasten im alten SAP-System hat man sich für den Greenfield-Ansatz für die S/4HANA-Implementierung entschieden. Dabei wurde die Chance genutzt, alte Prozesse zu überdenken und zu optimieren. Einer der zu optimierenden Prozesse war die elektronische Verarbeitung von Kreditorenrechnungen.

Bei der Evaluation des neuen Kreditoren-Verarbeitungstools stand u.a. im Vordergrund, dass die Lösung komplett in SAP integriert ist und dass das Tool S/4HANA fähig ist. tangro hat beide Anforderungen erfüllt.

tangro überzeugte auch funktional. So unterstützt es z.B. sämtliche SAP-Standard-Transaktionen im Bereich der Kreditorenbuchhaltung. Auch die vier etwas spezielleren Vorgänge wie das Buchen von Anlagezugängen, Anzahlungsanforderungen und die beiden Vorgänge „Nachträgliche Belastung“ und „Nachträgliche Entlastung“ im Bereich der logistischen Rechnungsprüfung. Ein weiterer Vorteil ist, dass mit tangro keine doppelte Datenhaltung notwendig ist.

Weil das Tool voll in SAP integriert ist, erfolgt der direkte Zugriff auf Stamm- und Bewegungsdaten. Solche Änderungen im SAP, z.B. Daten von Geschäftspartnern, Sachkonten, Kostenstellen usw., stehen in tangro real time zur Verfügung. Die User waren bereits nach der ersten Demo von tangro begeistert. „Das gesamte Finanzteam hat sich am Ende einstimmig für tangro entschieden“, so Michaela von Aesch, die als SAP-FI/CO-Beraterin bei Ricola für das tangro-Projekt verantwortlich war. 

„Verglichen mit all den anderen Tools zur Rechnungseingangsverarbeitung, die ich in den vergangenen Jahren kennengelernt habe, ist tangro meiner Meinung nach das beste Tool. Und das zu einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis.“

Bereits drei Monate nachdem der Entscheid für tangro gefallen war, wurden die ersten Belege erfolgreich mit tangro verarbeitet. Rechnungen mit Bestellbezug können sofort gebucht werden, wenn weder Preis- noch Mengendifferenzen vorhanden sind. Bei Rechnungen ohne Bestellbezug wird ein Workflow gestartet, der die verschiedenen in tangro eingestellten Freigabestufen durchläuft. Sollte ein Mitarbeiter mit der Genehmigung in Verzug geraten, wird vom System eine automatische Erinnerungsmail verschickt.  Auf diese Weise werden alle Rechnungen zügig abgearbeitet. „Die Durchlaufzeit hat sich wesentlich beschleunigt“, sagt Michaela von Aesch. 

Unter dem Strich spart Ricola Kosten: Einerseits gibt es keine Skontoverluste mehr, da der gesamte Rechnungsdurchlauf mit tangro optimiert werden konnte.

Und andererseits fallen die Kosten für externe Berater weg, die zuvor für die verschiedenen eingesetzten Tools immer mal wieder kontaktiert werden mussten. Auch die Transparenz hat sich signifikant verbessert. Der Einsatz von tangro wird in den kommenden Jahren weltweit auf alle Ricola-Gesellschaften ausgeweitet.

Über Ricola

Die Ricola AG ist eine der modernsten und innovativsten Bonbonherstellerinnen der Welt. Das Unternehmen exportiert Kräuterspezialitäten in mehr als 50 Länder und punktet dabei mit Schweizer Qualität. 1930 gegründet, besitzt das Unternehmen mit Hauptsitz in Laufen bei Basel mittlerweile Tochterfirmen in Europa, Asien und den USA. Die Verbindung der traditionellen Werte eines Familienunternehmens mit Qualitätsbewusstsein und Innovationsfreude macht den Erfolg des Schweizer Top-Brands aus.