Auftragsbestätigungen und Lieferscheine: Hebel richtig gesetzt

Die Feller AG, führender Hersteller von Schaltern, Steckdosen und Steuerungen für Licht und Kommunikation, setzt im Einkauf auf tangro-Software zur automatisierten Verarbeitung von Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen. Die Verarbeitung wird wesentlich beschleunigt und manuelle Arbeiten werden auf ein Minimum reduziert. Gleichzeitig erfolgt der Abgleich zwischen den Belegdaten und der Bestellung in SAP automatisiert, so dass Unstimmigkeiten, etwa bei Mengen oder Lieferterminen, rechtzeitig und verlässlich erkannt werden. Die gesamte Archivierung kann elektronisch erfolgen. tangro hat als Software zur automatisierten Dokumentenverarbeitung bei der Feller AG das Rennen gemacht, weil diese Lösung als Komplettsystem konzipiert und damit besonders vielseitig ist.

Durch die automatisierte Verarbeitung von Auftragsbestätigungen werden Lieferant und Bestellnummer sofort erkannt, zudem werden anhand der Bestellnummer die Positionsdaten wie Material und Stückzahl kontrolliert und es wird das Lieferdatum überprüft. Stimmen alle Inhalte mit der Bestellung überein, kann der Beleg per Knopfdruck in SAP gebucht werden. Sobald eine Differenz erkannt wird, bleibt die Bestellbestätigung im Eingangsbuch und kann anhand des gescannten Belegbildes noch einmal überprüft bzw. abgeklärt werden. Eine Recherche bei Nachfragen ist schnell und einfach möglich, weil die Auftragsbestätigung der Bestellung in SAP zugeordnet ist und dadurch jederzeit wieder aufgerufen werden kann.

Aus diesen guten Erfahrungen heraus entschied man sich auch zur Verarbeitung von Lieferscheinen für Software von tangro. Nicht nur das Platzproblem ließ sich dadurch lösen, auch der zeitaufwändige Verarbeitungsprozess konnte bei diesen Belegen wesentlich optimiert werden. „Mich hat besonders überzeugt, dass tangro die wichtigsten Inhalte des Lieferscheins automatisch erkennt und die Felder vorab füllt“, sagt Oliver Szabo, verantwortlich für den Wareneingang bei der Feller AG.

tangro ermittelt automatisch Lieferschein- und Frachtbriefnummer sowie das Lieferscheindatum und übergibt den Beleg an das Eingangsbuch. Das gescannte Belegbild und die vorabgefüllten Felder in der tangro-Maske stehen dann direkt zu Prüfung bereit. Stimmen die Stückzahlen mit der SAP-Bestellung überein, kann der Wareneingang sofort gebucht werden. Hat sich eine Differenz ergeben, kann der Bearbeiter anhand des gescannten Belegbildes und der vorabgefüllten Felder in der tangro-Bearbeitungsmaske sofort sehen, wo sich eine Unstimmigkeit ergeben hat oder wo Daten fehlen. Die Nachbearbeitung ist dabei extrem einfach. Stimmen etwa die Stückzahlen nicht überein, weil der Lieferant mehr Ware geliefert hat, wird einfach die Menge angepasst und anschließend der Wareneingang gebucht.