Bestellungsverarbeitung optimiert: tangro OM bei der sfs Gruppe

02.01.2012 - Sicherheit auf Bestellung: Mit tangro OM hat die sfs Gruppe eine Lösung zur automatisierten Verarbeitung von Kundenbestellungen im Einsatz, die einfach zu handhaben und besonders nah an SAP ist. Durch eine integrierte, komfortable Lernfunktion kann die Erkennungsrate zudem permanent verbessert werden.

Ob am Bau, im Auto, im Flugzeug oder beim Handy - Produkte der SFS Gruppe begegnen uns überall: Immer dann, wenn es im weitesten Sinne etwas zu befestigen gilt, kommen die Lösungen der Schweizer Unternehmensgruppe zum Einsatz und sorgen für Halt. Entsprechend der verschiedenen Tätigkeitsbereiche ist die SFS in vier Gesellschaften unterteilt: Die SFS intec, die sich auf die Herstellung von Präzisionsprodukten spezialisiert hat, die SFS unimarket als Händler und Dienstleister im Logistikbereich, die SFS Locher für die Baubranche und die SFS services. Letztere erbringt die zentralen Dienstleistungen für die Gruppe – unter anderem auch in punkto IT. Ziel aller Aktivitäten: Prozesse zu optimieren und so das operative Geschäft der drei übrigen Gesellschaften zu unterstützen.

Ein wichtiges Augenmerk liegt seit letztem Jahr auf der Verarbeitung eingehender Bestellungen, weil hier das Optimierungspotential besonders groß ist. So gehen bei den Marktorganisationen der SFS intec und den Standorten der SFS unimarket im Jahr allein per Fax jeweils rund 100.000 Belege mit circa 500.000 Positionen ein. Dazu kommen noch rund 18.000 Fax-Bestellungen bei der SFS Locher; pro Jahr also insgesamt weit über 200.000 Belege mit über einer Millionen Positionen, die bislang noch vollkommen manuell verarbeitet werden.

Das bedeutet: Ausdrucken, Verteilen, Erfassen der Daten in SAP und schließlich das Abheften der Belege in Ordnern. Alles in Allem ein umständlicher, zeitintensiver Vorgang, bei dem Dokumente außerdem leicht verloren gehen können. Für Großkunden hatte die SFS intec den Verarbeitungsprozess zwar schon ausgelagert, aber diese Lösung war teuer und wenig effektiv. Ebenso wenig war die Ablage Problematik gelöst, weil die Belege nach wie vor ausgedruckt und manuell abgeheftet werden mussten. Vor allem aber lief die Verarbeitung völlig getrennt vom SAP-System ab. Die Sachbearbeiter mussten ständig die Plattform wechseln, um eigehende Bestellungen visuell zu kontrollieren und zu verarbeiten.

Möglichst nah an SAP

„Wir wollten eine Lösung, die einfach zu handhaben und möglichst nah an SAP ist“, erklärt Fredi Schmitter, Leiter CC SFS intec und für das Projekt verantwortlich. „Unser Ziel war ein papierloser Prozess, bei dem möglichst viele Daten automatisch erkannt und in SAP vorerfasst werden“. Weiter wichtig: Das PDF der Original-Bestellung sollte elektronisch archiviert und dabei mit dem Kundenauftrag verknüpft sein. Außerdem sollte es möglich sein, die Erkennungsrate durch eine integrierte, komfortable Lernfunktion zu erhöhen.

Mit tangro OM hat man eine Lösung gefunden, die genau diese Kriterien erfüllt. „tangro OM ist vollständig in SAP eingebettet - inklusive der Lernfunktion. Damit wird die Handhabung besonders einfach und effektiv“, sagt Fredi Schmitter. „Außerdem bleiben die administrativen Kosten minimal: Bei einer anderen, nicht vollständig in SAP eingebetteten Lösung wären noch zusätzliche Lizenzkosten für die Lern-User angefallen. Das hätte das Ganze natürlich verteuert.“

Eingeführt wurde tangro OM in einem ersten Schritt bei SFS intec in Deutschland und der Schweiz, als nächstes ist die Einführung in Großbritannien und Frankreich geplant, später sollen dann noch Italien, Österreich sowie die Marktorganisationen außerhalb Europas folgen. Außerdem geht man bei der SFS Gruppe auch die automatische Verarbeitung eingehender Rechnungen mit der Lösung tangro IM an.

tangro OM ist an den Standorten der SFS intec in Oberursel (DE), Altstätten (CH) und Heerbrugg (CH) bereits produktiv im Einsatz – als maßgeschneiderte Lösung, die explizit auf die speziellen Bedürfnisse der SFS intec zugeschnitten ist. Denn bis zu einem Drittel der Dokumente, die bei der SFS intec per Fax eingehen, sind gar keine Bestellungen, sondern beispielsweise Retouren, Auftragsbestätigungen, Mahnungen oder einfach Müll. Deshalb wurde mit dem neutralen Eingangsbuch ein zentraler Faxeingang als Drehscheibe geschaffen, über die sämtliche eingehenden Dokumente vorsortiert und weitergeleitet werden.

Kontrolle auf einen Blick

Dank des neutralen Eingangsbuches ist sichergestellt, dass sämtliche Dokumente genau dort landen, wo sie hingehören: Bestellungen im Vertrieb, Auftragsbestätigungen bei den zuständigen Mitarbeitern vom Einkauf – und Werbung, die niemand benötigt, gleich im virtuellen Papierkorb. Das wiederum führt zu einem sauberen Archiv. Denn elektronisch abgelegt wird eine Bestellung erst mit der Weiterleitung an tangro OM. So ist garantiert, dass im Archiv wie gewünscht ausschließlich Bestellungen ankommen.

Das Weiterleiten der Eingangsdokumente kann automatisch erfolgen, wenn dies dem firmenspezifischen Regelwerk entspricht und genügend Daten erkannt worden sind. Manuell werden die Belege einfach per Drag & Drop weitergeleitet, wobei ein Belegbild für visuelle Unterstützung sorgt: „Wenn ich anhand der Schlagworte oder des Absenders nicht genau weiß, um was für ein Dokument es sich handelt, kann ich mir schnell das PDF des Belegs anschauen und die einzelnen Inhalte überprüfen“, erläutert Rolf Locher, der bei der SFS services für die Modulbetreuung SD zuständig ist.

Ursprünglich hatte Fredi Schmitter die vollautomatische Erfassung aller Bestellungen anvisiert. Dazu ist jedoch die Qualität der eingehenden Faxe zu unterschiedlich. So erhält die SFS intec in Deutschland, wo verstärkt Bauprodukte vertrieben werden, oft noch handgeschriebene Bestellungen. Da gibt es natürlich nicht viel zu erkennen. An anderen Standorten hingegen, wo vor allem Produkte für den Automobil- und Flugzeugbereich vertrieben werden, kommen viele eingehende Bestellungen direkt aus einem ERP-System und sind damit nahezu perfekt zu verarbeiten.

Papierlose Prozesse

In jedem Fall sorgen tangro OM und das neutrale Eingangsbuch für erhebliche Effizienz-Steigerungen in der Belegverarbeitung. Bestellungen werden jetzt wesentlich schneller erfasst, so dass die Vertriebsmitarbeiter bei SFS intec mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben haben, sprich, für das Controlling und die Kundenbetreuung. Letzterer kommt darüber hinaus die wesentlich verbesserte Transparenz zu Gute: Da eine Bestellung direkt mit den Stammdaten in SAP verknüpft wird, bleibt der ganze Prozess von der Anfrage über die Bestellung und Auftragsbestätigung bis hin zu Lieferschein und Rechnung nachvollziehbar. Die Mitarbeiter im Vertrieb können daher heute viel schneller weiterhelfen, wenn ein Kunde bestimmte Informationen zu einer Bestellung benötigt. Außerdem ist die Fehlerquote bei der Bestellverarbeitung gesunken. Früher kam es öfter vor, dass ein Material falsch ausgeliefert wurde oder sich der Durchlaufprozess hinausgezögert hat, weil irgendwo ein Beleg verloren gegangen war. Das passiert heute nicht mehr: Die Verarbeitung der Fax-Bestellungen erfolgt heute mit tangro OM vollkommen verlässlich und papierlos: Kein Ausdrucken mehr, kein manuelles Verteilen und kein umständliches Abheften in Ordnern.

Lernen im Testsystem

Mit dem Projektverlauf zur Einführung von tangro OM und dem neutralen Eingangsbuch zeigt sich Fredi Schmitter äußerst zufrieden: „Das neutrale Eingangsbuch ist sehr schnell realisiert worden, da waren wir wirklich erstaunt“. Auch die übrigen Umstellungen, wie die Einrichtung von OCR- und Fax Server, die Erstellung des Berechtigungskonzepts und die Definition der Key User an den einzelnen Standorten waren nach wenigen Tagen erledigt. Von immensem Vorteil war es außerdem, dass Firmendaten im Testsystem gelernt und dann vor dem Go-Live ins Produktivsystem importiert werden konnten. „Das ist extrem gut an tangro“, sagt Rolf Locher. „So konnten wir alles vorbereiten, ohne dass die späteren Nutzer etwas davon gemerkt haben. Und als wir produktiv gegangen sind, hatten wir schon 80 Prozent der relevanten Firmendaten gelernt“. Auch die Einarbeitung der Mitarbeiter war kein Problem: “tangro ist so einfach zu bedienen, dass eine halbtägige Schulung für die Key User und eine zweistündige Schulung für die übrigen Nutzer genügt.“ Außerdem können userspezifische Varianten hinterlegt werden, so dass jeder Sachbearbeiter seine individuellen Bildschirm Einstellungen erhält. Und, so Schmitter: „Es gibt nur einen einzigen Monitor für tangro OM und das Neutrale Eingangsbuch, alles andere ist SAP-Standard. Die User müssen letztendlich nur drei Buttons bedienen. Einfacher geht’s nicht.“

Resonanz durchweg positiv

Kein Wunder, dass die Resonanz auf das neue SAP-Add-On bei Anwendern durchweg positiv ausfällt. Vor allem auch, weil die Anwender gleich Ergebnisse sehen. So geschehen etwa bei der wöchentlichen Bestellung einer Partnerfirma, die jedes Mal rund 70 Positionen umfasst. Hier war vor der Einführung von tangro OM ein Sachbearbeiter jede Woche mehrere Stunden lang damit beschäftigt, diese Positionen manuell abzutippen. Diese Bestellung hat Rolf Locher eingescannt und die Daten gelernt: „tangro hat innerhalb kürzester Zeit 65 der Positionen automatisch erkannt - der Effekt war natürlich riesig!“

Das Unternehmen: Die Holdinggesellschaft der SFS umfasst die vier Gruppengesellschaften SFS unimarket, SFS intec, SFS Locher und SFS services. Die insgesamt rund 4.200 Mitarbeiter haben im Jahr 2010 einen Umsatz von ca. 1.200 Millionen Schweizer Franken erwirtschaftet. Stammsitz der SFS Holding AG ist Heerbrugg (CH), darüber hinaus ist die Unternehmensgruppe an mehr als 45 Standorten in 21 Ländern vertreten.
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