Therapie für die Belege

13.04.2011 - Bei VitalAire, einem Hamburger Dienstleister im Gesundheitssektor, werden beliebige Eingangsbelege mit der Lösung tangro DoC automatisiert verarbeitet, und damit einfach, schnell und effizient.

Mittel gegen Schnarchen? Gibt es. Zumindest bei VitalAire. Das Hamburger Unternehmen hat sich auf respiratorische Heimtherapien spezialisiert und stellt Geräte für die künstliche Sauerstoffzufuhr zur Verfügung. Damit hilft VitalAire nicht nur Patienten mit lungenspezifischen Gesundheitsstörungen – sondern ermöglicht es auch, starkes Schnarchen zu therapieren.

Die VitalAire, die mit 600 Mitarbeitern einen Jahresumsatz von 110 Millionen Euro generiert, fungiert dabei ausschließlich als Dienstleister, stellt also die Geräte nicht selber her, sondern verleiht und wartet sie im Auftrag der Krankenkassen. Ein Tätigkeitsfeld, bei dem ein außerordentlich hohes Belegaufkommen anfällt: Ärztliche Verordnungen, Lieferscheine des Sauerstoff-Lieferanten, Patientenkorrespondenz und die gesamte Kommunikation zwischen VitalAire und den Krankenkassen müssen buchhalterisch erfasst und in SAP gespeichert werden. Unter anderem auch, damit VitalAire die notwendigen Nachweise für die Abrechnung mit den Krankenkassen erbringen kann.

2.500 Belege am Tag

Ein Großteil dieser Belege erreicht die acht Niederlassungen des Unternehmens noch postalisch in Papierform. Hinzu kommen Dokumente, die per Fax eingehen oder die per E-Mail oder EDI ankommen. Insgesamt sind am Tag rund 2.500 Belege mit ca. 3.500 Seiten zu verarbeiten, müssen also nach Belegart sortiert, gescannt und inhaltlich in SAP erfasst werden.

Aufgrund dieser enormen Mengen hatte man bei VitalAire schon früh für eine Automatisierung der Belegverarbeitung gesorgt – allerdings mit einer Lösung, die wenig performant, schlecht zu bedienen und in der Programmierung zu komplex war. Zentrales Problem dabei: Jeder einzelne Beleg wurde als iDoc mitsamt PDF-Anhang in die entsprechenden SAP-Tabellen eingetragen. Die Datenmenge wurde hier auf die Dauer so riesig, dass jeder Suchvorgang enorm viel Zeit gekostet hat.

Maßgeschneiderte Lösung

Diese wenig zufriedenstellende Software wurde jetzt abgelöst: Durch das SAP-Add-On tangro DoC, mit dessen Hilfe die Verarbeitung beliebiger Eingangsbelege nun ganz nach den Anforderungen der VitalAire erfolgt, sprich: Effizient, schnell und in der Handhabung besonders einfach. Die intuitive Bedienbarkeit von tangro DoC war einer der Gründe, warum man sich bei VitalAire für die Lösung aus dem Hause tangro entschieden hat. Ein weiterer Grund: Die besondere Flexibilität der Lösung, durch die sich das System maßgeschneidert an die Anforderungen des Hamburger Dienstleisters anpassen ließ. „Die tangro-Lösung ist so flexibel konzipiert, dass unsere Anforderungen vollständig umgesetzt werden konnten. Das betrifft einerseits die Prozesse, die exakt so abgebildet wurden, wie wir es im Unternehmen brauchen. Und andrerseits die Benutzerschnittstelle, die unseren Wünschen entsprechend besonders einfach konzipiert ist“, sagt Julian Klaus, IT-Experte bei VitalAire. Als weiteren Grund für die Entscheidung nennt er außerdem die Einbettung von tangro DoC in SAP: „Wir wollten eine Lösung, die in SAP integriert ist, besser noch: die quasi Teil von SAP ist. Diesen Vorteil bietet die tangro Inbound Suite, so dass wir keinen vorgelagerten Arbeitsplatz benötigen und ohne zusätzliche Schnittstellen auskommen“.

Eine zentrale Oberfläche

Seit Mitte 2010 ist tangro DoC jetzt bei VitalAire im Einsatz, und zwar als zentraler Dreh- und Angelpunkt aller Prozesse rund um die Verarbeitung eingehender Belege. Es gibt nur eine einzige Benutzerschnittstelle, über die alles läuft: Den tangro-Monitor. Das macht die Handhabung für die User besonders einfach, gleichzeitig reduziert sich der Wartungsaufwand für die Systembetreuer auf ein Minimum.

Dabei ist es völlig egal, auf welche Weise ein Beleg eingeht – ob auf Papier, per Mail als PDF oder per Fax oder EDI. In jedem Fall können die Inhalte mit tangro DoC erfasst und der Beleg gleich dem richtigen Business-Objekt wie Kunden (hier: Patient), Lieferung oder Rechnung zugeordnet werden. Ohne manuelles Eingreifen geht das mit denjenigen Dokumenten, die originär bei VitalAire erzeugt wurden, wie Rechnungen oder Lieferscheine. Denn diese Belege, die immerhin knapp die Hälfte des gesamten Volumens ausmachen, sind bereits originär mit einem Barcode versehen, der über die Belegnummer dann in SAP für die automatische Zuordnung zum richtigen Geschäftsprozess sorgt.

Keine Wartezeiten mehr

Die übrige Post wird stapelweise je nach Belegart sortiert und dann per OCR-Erkennung automatisiert erfasst. Die Zeit, die für den gesamten Prozess vom Scannen, Erkennen und Erfassen in SAP benötigt wird, konnte um 20 Prozent reduziert werden und dauert jetzt durchschnittlich nur noch zwei Minuten. Früher kam es insbesondere zu Stoßzeiten wie morgens um neun, wenn an allen acht Niederlassungen gleichzeitig die Eingangsverarbeitung gestartet wurde, zu erheblichen längeren Durchlaufzeiten. Teilweise konnte die Verarbeitung sogar bis zu drei Stunden dauern, weil das alte OCR-System überfordert war und ein großer Beleg den gesamten Vorgang blockieren konnte. Heute wird der OCR-Server parallel befüttert, so dass auch große Belege kein Problem mehr sind.
Eine beeindruckende Geschwindigkeitssteigerung bietet tangro DoC in Bezug auf die technische Reaktionszeit, die heute zehnmal schneller ist als bei der Vorgängerlösung. Eine weitere beachtliche Beschleunigung weist das SAP-Add-On bei der Suche nach vorerfassten Belegen auf: Hier ist tangro DoC fünfmal schneller. Zu verdanken ist dies der besonderen Struktur in tangro, bei der sämtliche Eingangsdaten, also Textfile und Bild, im Eingangsbuch als Zwischenspeicher vorgehalten werden. Die Sachbearbeiter müssen also nicht in den „Tiefen“ des SAP-Archivs nach bestimmen Dokumenten suchen, sondern können auf das wesentlich schlankere Eingangsbuch zugreifen, das im Übrigen auch dann zur Verfügung steht, wenn das SAP-Archiv nicht aktiv ist. Auf diese Weise erhalten die Sachbearbeiter jederzeit schnell einen vollständigen Überblick über die aktuellen Dokumente und deren Bearbeitungsstand. Spezielle Selektionsfunktionen ermöglichen es ihnen zudem, die Belege nach verschiedenen Kriterien, etwa nach Eingangsdatum oder Dokumentenart, zu selektieren. Das Ergebnis liegt dann in Sekundenschnelle vor.

Direkte Zuordnung zum Patient

Im tangro Eingangsbuch landen alle Belege, die nicht über den VitalAire-Barcode direkt verbucht werden können. Inhaltlich erkannt werden dabei in erster Linie die Versicherten-Nummer, das Geburtsdatum und die Postleitzahl, so dass eine automatisierte Zuordnung zum Patient erfolgen kann. Mit der Erkennungsquote zeigt sich Julian Klaus dabei mehr als zufrieden: „Wir haben wesentlich bessere Ergebnisse als vorher und als wir überhaupt erwartet haben“.
Auf diese Weise hat die tangro-Lösung bei VitalAire für eine erhebliche Beschleunigung der Abläufe in der Belegverarbeitung gesorgt. Aber damit nicht genug: Als nächstes soll die Automatisierung der Rechnungs- und Auftragseingangsverarbeitung folgen - ein Projekt, bei dem Julian Klaus sicher ist: „Das wird gut funktionieren“.