Erfrischend effizient

16.07.2010 - Ob stilles Wasser, Fruchtsaft, Limonaden oder Eistee – die Refresco Gruppe stellt her, was den Durst löscht. Unter verschiedenen eigenen Marken wie in Deutschland z.B. „Krings“ und „Hardthof“ sowie als Private Label für den Lebensmitteleinzelhandel in Europa hat der Getränkehersteller eine breite Produktpalette anzubieten, die bis hin zu Smoothies und Wellness-Getränken reicht.

Dabei ist Refresco mit Hauptsitz in den Niederlanden international aufgestellt: Das Unternehmen verfügt über 19 Produktionsstandorte in ganz Europa, darunter vier in Deutschland und weitere in Benelux, Finnland, Frankreich, Großbritannien, Polen und Spanien. 2.200 Mitarbeiter erwirtschafteten hier im Jahr 2008 einen Umsatz von mehr als  1,2 Milliarden Euro. Das Motto zum Erfolg: Innovatives Denken und ausgefeilte Lösungen. Nicht nur, was die Produktpalette anbetrifft, sondern auch in Bezug auf die firmeninterne IT. Hier setzt das Unternehmen seit einem halben Jahr auf tangro IM, um eingehende Rechnungen automatisiert und damit besonders effizient zu verarbeiten.

Neue Rechnungsverarbeitung
Etwa 90.000 Rechnungen pro Jahr fallen in den beiden Business-Units Benelux und Deutschland an; europaweit sind es sogar rund 200.000 Rechnungen jährlich, die erfasst, geprüft und bezahlt werden müssen. Die Verarbeitung dieser Dokumente und das Routing durch die verschiedensten Gesellschaften fand bis vor kurzem weitestgehend auf manuelle Weise oder Outlook gestützt statt.

Im Zuge einer Neustrukturierung im Jahr 2008, nach der nun jedes Land über ein zentrales Headquarter und eine zentrale Buchhaltung verfügt, sollte daher auch die Rechnungsverarbeitung neu organisiert werden. Gesucht wurde eine Lösung, die Rechnungen automatisiert verarbeitet und auf effiziente Weise durch das Unternehmen routet. Fündig geworden ist man bei tangro: „Wir haben uns mehrere Systeme im Produktivzustand angeschaut. tangro IM hat hier auf ganzer Linie überzeugt – vor allem aufgrund der Integration in SAP und der starken Selbstlernfunktion“, sagt Joachim Ringstmeyer, der als ICT Director der Refresco-Gruppe für dieses Projekt verantwortlich zeichnet.

„Was das Zusammenspiel einer Lösung zur Dokumenteneingangsverarbeitung mit SAP anbetrifft, gibt es nur zwei Möglichkeiten: Entweder Scannen und Validierung sind vorgelagert, so dass Daten aus SAP über eine Schnittstelle übermittelt werden müssen. Das birgt aber erhebliche Nachteile“, erläutert Ringstmeyer. So sei dieser Weg nicht nur besonders aufwändig, sondern berge insbesondere das Risiko, dass jemand die SAP-Daten noch ändert, nachdem validiert worden ist. Auf diese Weise könnten dann gravierende Unstimmigkeiten entstehen, weil beispielsweise der Kreditor am Ende doch eine andere Bankverbindung hat oder auf einmal gesperrt ist.

Wichtig: Integration in SAP
„Diese Inkonsistenzen werden mit der zweiten Variante, bei der die Validierung direkt in SAP stattfindet, vermieden“, führt Ringstmeyer weiter aus. „Diesen Lösungsweg verfolgt tangro IM, und deswegen haben wir uns für diese Lösung entschieden.“ Ein weiteres Kriterium war für den IT-Verantwortlichen bei Refresco zudem die Tatsache, dass tangro zusätzlich zur Rechnungseingangsverarbeitung auch eine Workflow-Lösung anbietet, mit deren Hilfe Genehmigungs- und Freigabeprozesse innerhalb von SAP automatisiert werden.

Wichtig war es Joachim Ringstmeyer außerdem, eine Lösung zu erhalten, die sich nach dem Motto „Plug&Play“ besonders schnell und problemlos implementieren lässt – auch, um später das Roll-Out in den anderen Niederlassungen zu erleichtern. In Deutschland ist das schon gelungen: Innerhalb von nur dreieinhalb Monaten, zwischen September und Dezember 2009 wurde tangro hier eingeführt – und zwar komplett an allen vier Standorten gleichzeitig. Implementiert wurde dabei eine maßgeschneiderte Lösung, die genau auf die Bedürfnisse des Getränkeherstellers zugeschnitten ist.

Für den Scan-Prozess etwa wurde die Lösung so eingerichtet, dass man die bei Refresco bereits vorhandenen Multifunktionsgeräte von Konica/Minolta und in den Niederlanden von Rank Xerox nutzen konnte. Außerdem findet die Bildoptimierung nicht, wie sonst üblich, während des Scannens selbst statt, sondern nachgelagert auf dem Server. So wird beim Scan-Vorgang ein besonders hoher Durchsatz von bis zu 80 Seiten pro Minute erreicht. Als System zur reinen Texterkennung hat man sich bei Refresco für eine Lösung von Kofax entschieden, die im Hintergrund fleißig Bilddaten optimiert und OCR-Daten bereitstellt.

Stabil und benutzerfreundlich
Für die korrekte Sortierung der Rechnungen sorgen spezielle Deckblätter, auf denen per Barcode die Seitenanzahl und der korrekte Buchungskreis vermerkt sind. Mit diesen Zusatzinformationen wird automatisch das Datentrio aus Steuerungsdatei, den eigentlichen OCR-Daten und dem Dokumenten-Image generiert, das tangro nutzen kann. „Das läuft absolut stabil und funktioniert äußerst benutzerfreundlich ohne jeglichen Administrationsaufwand“ sagt Joachim Ringstmeyer.

Weil tangro in SAP integriert ist, können die Daten direkt innerhalb von SAP ohne Medienbruch weiter bearbeitet werden. Das macht tangro IM besonders einfach handhabbar – sowohl für die Sachbearbeiter als auch für die IT-Betreuer: „Die Integration von tangro in SAP ist für uns auch deshalb so wichtig, weil die Mitarbeiter dadurch ausnahmslos mit einer Lösung – eben SAP – arbeiten können und so zusätzlicher Schulungs- und Einarbeitungsaufwand entfällt. Außerdem gibt es keine unnötigen Schnittstellen und damit keinen zusätzlichen Pflegeaufwand“, so Ringstmeyer.

Selbstlernfunktion als Erfolgsfaktor
Zwei Mitarbeiter in Deutschland und mittlerweile auch drei in den Niederlanden nutzen tangro IM bereits für die Verarbeitung von Rechnungen und sind damit um einige Prozentpunkte schneller geworden. Die Gesamtkosten des Purchase to Pay Prozesses konnten erheblich reduziert werden. Als wichtiger Erfolgsfaktor hat sich hierbei die Selbstlernfunktion von tangro erwiesen. Dabei werden neue Inhalte per Drag and Drop in SAP eingefügt, beim erneuten Lesen automatisch interpretiert und bei der nächsten Rechnung automatisch erkannt. “Die Selbstlernfunktion in tangro ist wirklich gut. Die Erkennungsquote konnte dadurch so gesteigert werden, dass unsere Mitarbeiterinnen mittlerweile einen enorm hohen Automatisierungsgrad erreicht haben“, sagt Joachim Ringstmeyer

Noch größere Effizienzpotentiale konnte Refresco zudem durch die Einführung der Workflow-Lösung von tangro in SAP erschließen, mit deren Hilfe sich Freigabe- und Genehmigungsprozesse automatisieren lassen. Knapp 100 Mitarbeiter sind bei Refresco in diesen tangro/SAP-Workflow eingebunden und werden entsprechend der firmeninternen Regelungen automatisch benachrichtigt und in die Freigabe von Rechnungen involviert. Dabei bildet die tangro-Workflow-Lösung die unterschiedlichsten Szenarien korrekt ab: Je nach Rechnungsbetrag, sowie in Abhängigkeit davon, ob zu einer eingegangenen Rechnung bereits eine Bestellung vorliegt oder nicht, wird das entsprechende Dokument automatisch an den richtigen Kostenstellenverantwortlichen zur Freigabe weitergeleitet.

Alle Vorgänge sind dabei vollkommen transparent und jederzeit nachvollziehbar, so dass keine umständlichen und zeitaufwändigen Nachforschungen mehr notwendig sind. Außerdem lassen sich jetzt besonders schnell Erinnerungen verschicken. Um zu sehen, was noch offen ist, brauchen die Sachbearbeiter das Rechnungseingangsbuch in tangro nur noch zu filtern, und können dann daraus direkt eine Erinnerung an den Kostenstellenverantwortlichen versenden. Ist ein Mitarbeiter abwesend, wird die entsprechende Nachricht automatisch weitergeroutet. Auf diese Weise wird eine Rechnung heute wesentlich schneller abgezeichnet als früher, was sich positiv auf die Skonto-Nutzung auswirkt.

Nach dieser überaus positiven Bilanz soll die Lösung nun auch in den übrigen Landesniederlassungen eingeführt werden. Die Einführung in den Benelux-Ländern ist komplett abgeschlossen, nun steht Frankreich an. Und Spanien, davon ist Joachim Ringstmeyer überzeugt, wird sich ebenfalls für tangro entscheiden, wenn man dort hört, wie gut die Lösung in den übrigen Business Units funktioniert. „Uns waren immer die drei Punkte wichtig: Schnelligkeit, Einfachheit und Plug&Play. Und genau das haben wir bekommen: Der erste Buchungskreis in Benelux konnte in zehn Tagen aufgesetzt werden und der nächste dann sogar innerhalb von nur sechs Tagen. Nachdem einmal ein Prototyp entwickelt wurde, geht es jetzt also Schlag auf Schlag.“