Papier-los zufrieden

15.12.2010 - Bislang papierbasierte Prozesse zu optimieren  – dieses Ziel hatte man sich bei der Hager Group vor zwei Jahren gesetzt. Beim deutsch/französischen Hersteller für elektrotechnische Installationen sollten eingehende Dokumente künftig per Texterkennung erfasst, elektronisch weitergeleitet und archiviert werden. Damit wollte man Kosten reduzieren und die Voraussetzungen dafür schaffen, dass die Buchhaltungen an den Hauptstandorten in Blieskastel und im französischen Obernai in Zukunft Shared Services für kleinere Niederlassungen erbringen können.

Genau das ist inzwischen erreicht: Mit der Inbound-Suite des Softwareherstellers tangro werden nun die weit über 100.000 Aufträge und Rechnungen jährlich automatisiert erfasst. Gleiches gilt für die mehr als 10.000 Zahlungsavise, die bei Hager im Jahr zu verarbeiten sind.

SAP-Integration ausschlaggebend
Der Anstoß für das Projekt kam bei Hager vom Vertrieb, weil man sich dort besondere Effizienzsteigerungen durch eine automatisierte Auftragseingangsverarbeitung versprach. Das Thema Auftragseingang spielte daher auch bei der Auswahl der Lösung eine zentrale Rolle. In einem ausführlichen Auswahlprozess wurden sieben Systeme genauer unter die Lupe genommen. tangro ging dabei als Sieger hervor. Einerseits, weil das Softwarehaus nicht nur in der Rechnungseingangsverarbeitung überzeugen konnte, sondern – im Gegensatz zu den Mitbewerbern – auch mit der Auftragseingangsverarbeitung und Zahlungsavisen. Vor allem aber, weil die tangro-Lösung vollständig in SAP eingebettet ist: „Von allen Systemen auf dem Markt ist tangro die Lösung mit der engsten und besten Integration in SAP“, resümiert Willi-Gerd Schmitz, Corporate IT der Hager Group. „Dieser Punkt war für uns ausschlaggebend, weil wir damit unseren kompletten Geschäftsprozess direkt in SAP abbilden. Damit ist die Pflege der Lösung wesentlich einfacher möglich“.

Viel schneller bei Zahlungsavisen
Auch wenn der Auftragseingang höchste Priorität bei Hager hatte, wurde zuerst die Lösung tangro PA für Zahlungsavise am Hauptstandort Blieskastel eingeführt. Zu diesem Schritt hatte man sich entschlossen, weil hier keine firmenspezifischen Anpassungen notwendig waren. Außerdem sind Avise strukturiert aufgebaut, was die OCR-Verarbeitung erleichtert. In kürzester Zeit kam man bei Hager somit in den Genuss der enormen Zeit- und Kosteneinsparungen, die sich hier durch eine automatisierte Verarbeitung ergeben: Vor dem Einsatz der tangro-Lösung mussten sämtliche Einzel-Zahlungen der Avise manuell in SAP den Rechnungen zugeordnet werden – eine Arbeit, die bei den bis zu 50 Seiten langen Dokumenten mit hunderten Einzelpositionen oft viele Stunden dauern konnte. Heute geht das wesentlich schneller: „tangro verarbeitet rund 95 Prozent der Positionen automatisch, so dass wir den Aufwand zur Erfassung von Zahlungsavisen um rund 40 Prozent reduzieren konnten“, sagt Willi-Gerd Schmitz. Und Sandra Bauer, Leiterin der Buchhaltung, bestätigt: „Von dieser Zeiteinsparung profitieren wir gerade im Moment wieder einmal enorm: Wir haben aktuell so viele Zahlungseingänge, dass sich deren Erfassung auf herkömmliche Weise gar nicht bewältigen ließe“.

Hohe Erkennungsrate bei Aufträgen
Die Automatisierung der Verarbeitung eingehender Bestellungen mit tangro OM ging man bei Hager dann im zweiten Schritt an. Im Gegensatz zu Zahlungsavisen und Rechnungen ist es bei Bestellungen wesentlich schwieriger, den Inhalt zu erkennen, weil hier die Dokumente viel weniger einheitlich strukturiert sind als Rechnungen. Außerdem gehen Bestellungen bei Hager in der Regel per Fax ein, und damit oftmals in einer recht schlechten Qualität. Zudem gibt es oft inhaltliche Unstimmigkeiten, wie eine unklare oder falsche Materialnummer. Allesamt Widrigkeiten, die eine automatisierte Verarbeitung erschweren.

Umso mehr weiß Schmitz die Lösung von tangro zu schätzen, die nun seit rund anderthalb Jahren bei Hager im Einsatz ist: „tangro OM erkennt mehr als 90 Prozent der Aufträge automatisch, wenn die Qualität des eingehenden Auftragsfaxes gut und der Inhalt korrekt ist. Das ist eine wesentlich höhere Erkennungsrate, als ich erwartet hatte“. Besonders freut es den IT-Fachmann, dass tangro dediziert auf Hager-spezifische Anforderungen eingegangen ist und beispielsweise spezielle Umsetzungen von externen zu internen Materialnummern realisiert hat. Weiterhin stellt tangro User-Exits zur Verfügung, so dass man die Lösung bei Hager auch eigenständig erweitern kann. Das sei genau das, so Schmitz, was man sich erhofft habe und „mit einem anderen Anbieter, dessen Lösung nicht wirklich SAP-embedded ist, so sicher nicht realisierbar“ gewesen.

tangro OM bringt den Mitarbeitern eine enorme Zeitersparnis bei der Verarbeitung der Bestellungen, weil Inhalte wie Materialnummer oder Adresse nun nicht mehr per Hand abgetippt werden müssen, sondern automatisiert erkannt und in das SAP-System übernommen werden. Als noch größerer Vorteil hat sich aber die verbesserte Qualität der Datenerfassung erwiesen. Früher wurde schnell mal beim Abtippen eine Materialnummer übersehen, was dann zu fehlerhaften Lieferungen und Reklamationen führte. Das kommt heute wesentlich seltener vor. Schmitz: „Im Zusammenspiel zwischen Texterkennung und dem Prüfen und Korrigieren durch den Bearbeiter werden heute viel weniger Positionen falsch erfasst oder vergessen. Wenn die Qualität des Fax halbwegs ok ist, entgeht dem OCR-System keine Materialnummer mehr.“ Dazu ergänzt Hartmut Kling, Leiter der Abteilung Kundenservice-Center: „Mit tangro OM ist die Reklamationsquote um die Hälfte zurückgegangen. Kosten, die für Hager etwa aufgrund Nachlieferungen durch fehlerhaft erfassten Bestellungen entstehen, haben sich daher ebenfalls stark reduziert“.

Workflow vereinfacht
Und weil die Dokumente nun elektronisch vorliegen, wird auch der Workflow vereinfacht, denn die eingehenden Aufträge müssen teilweise an andere Abteilungen weitergeleitet werden. Früher geschah das manuell oder per Fax – mit all den Problemen, die daraus entstehen:. Heute werden diese Dokumente elektronisch weitergereicht, so dass nichts mehr abhanden kommt.

Die automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung wurde – ungewöhnlicherweise – bei Hager als letztes eingeführt, und zwar erst in Frankreich, wo es bislang noch keinerlei Automatisierung gab, und danach am deutschen Standort. Hier in Blieskastel werden jetzt am Tag 300 bis 400 Rechnungen automatisiert verarbeitet – mit Scannen der Belege, Vorerfassen in tangro und Versenden der Dokumente zur Genehmigung. Sandra Bauer, Leiterin der Buchhaltung, zu den Vorteilen dieses komplett papierlosen Umlaufs: „Durch die automatisierte Verarbeitung der Rechnung sind wir wesentlich schneller geworden und vermeiden Fehler. Was für uns aber ebenso zählt, ist die Tatsache, dass nun der gesamte Genehmigungs- und Freigabeprozess im System abgebildet ist“.

Weniger Recherche-Aufwand
Gingen früher doch immer wieder Dokumente verloren, und musste man bestimmten Rechnungen hinterher telefonieren, erfolgt der gesamte Ablauf heute im System und damit für alle Beteiligten vollkommen transparent und kontrollierbar. „Dadurch können wir bei Kundenanfragen sofort reagieren. Unsere Aussagefähigkeit hat sich wesentlich verbessert“, sagt Sandra Bauer.

Ob Rechnungen, Zahlungsavise oder Aufträge – die automatisierte Verarbeitung läuft so, wie man es bei Hager braucht. „Wir sind mit der Entscheidung für tangro sehr gut gefahren“, lautet daher auch das Fazit von IT-Experte Schmitz. „tangro hat die Anforderungen erfüllt, die es bei Hager an eine Lösung zur automatisierten Eingangsverarbeitung gab. Wir sind jetzt schneller, effktiver und fehlerfreier, wenn es um die Verarbeitung eingehender Dokumente geht. Und das ganze Papierhandling hat endlich ein Ende“.

Die Hager Group ist ein Unternehmen für elektrotechnische Installationen mit Sitz in Blieskastel, Deutschland und in Obernai, Frankreich. Das Leistungsspektrum reicht von der Energieverteilung über die Leitungsführung bis zur Gebäudesteuerung und Sicherheitstechnik. Das Familienunternehmen verfügt neben den beiden Hauptstandorten im deutschen Blieskastel und im französischen Obernai über insgesamt 30 Produktionsstätten in 12 Ländern. Rund 11.000 Mitarbeiter erwirtschafteten 2009 einen Gruppenumsatz von rund 1,3 Milliarden Euro.